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Coming Up with Plan B: Considering the Future of Canadian Archives

Laura Millar

Abstract


Changes in direction at Library and Archives Canada highlight a more fundamental crisis: traditional archival operations risk obsolescence in the face of technological transformation. The linear approach to acquisition, preservation, and access is premised on a physical, custodial model of service: archival materials must be housed in archival institutions in order to receive archival care. This custodial orientation is exacerbated in Canada because the total archives philosophy, and the subsequent archival system approach, have both encouraged the unattainable dream that archival management can be encyclopedic, collective, and controlled. How can archivists acquire, preserve, and make available a valuable collection of archives in a digital age when the nature of digital records is that they are dispersed, unregulated, and selective? The best strategy for protecting records in today’s digital environment is not to save an outdated, custodial model, which marginalizes archival institutions, but to take a risk-based approach to records and archives service, helping organizations and individuals protect their digital documentary evidence in both custodial and non-custodial environments. A new strategy will help the Canadian archival community achieve its ultimate goal, which is to help society create and capture records in order to support accountability, foster identity, and protect memory.

 

RÉSUMÉ

Des changements de direction à Bibliothèque et Archives Canada accentuent une crise plus fondamentale : les opérations archivistiques traditionnelles sont menacées d’obsolescence face aux transformations technologiques. L’approche linéaire pour l’acquisition, la préservation et l’accès est basée sur un modèle de service physique impliquant la garde effective des documents d’archives : les ressources archivistiques doivent être conservées dans des institutions d’archives afin de pouvoir bénéficier d’une attention de la part des archivistes. Cette orientation axée sur la garde physique des documents d’archives est rendue plus difficile au Canada étant donné que la philosophie des archives totales et l’approche du système d’archives qui en découle ont tous les deux encouragé le rêve inatteignable d’une gestion d’archives qui puisse être encyclopédique, collective et contrôlée. Comment les archivistes peuvent-ils acquérir, conserver et rendre accessible une collection d’archives de valeur à l’âge numérique quand la nature même des documents numériques dicte qu’ils soient dispersés, pas conformes aux normes et sélectifs? La meilleure stratégie pour protéger les documents d’archives dans l’environnement numérique d’aujourd’hui n’est pas de conserver un modèle désuet basé sur la garde physique des documents, qui marginalise les institutions d’archives, mais d’adopter une approche basée sur la gestion du risque pour les documents d’archives et les services archivistiques, permettant ainsi aux organisations et aux individus de protéger les preuves documentaires numériques, qu’ils se trouvent soit dans un environnement dans lequel on considère la garde physique des documents d’archives (« custodial environment ») ou bien dans un autre dans lequel la garde physique des documents n’est pas prise en compte (« noncustodial environment »). Une nouvelle stratégie aidera la communauté archivistique canadienne à atteindre son but ultime, qui est de permettre à la société de créer et de conserver des documents d’archives afin d’appuyer la responsabilisation, de nourrir l’identité et de protéger la mémoire.


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Archivaria, The Journal of the Association of Canadian Archivists | ISSN: 1923-6409