Bringing Things Together: Aggregate Records in a Digital Age

Geoffrey Yeo

Abstract


Aggregations abound in the digital realm, as they do in the analog. In the world of paper records, aggregations are brought together and arrangement is fixed before the user arrives on the scene, but many critics argue that the digital revolution overturns these conventions; users can now make orders of their own choosing and construct their own aggregations dynamically when they wish. To archivists who believe that fixed hierarchies of files and series are essential, these ideas may appear disquieting. However, far from feeling threatened by the fluidity of the digital order, we should be able to take advantage of the new capabilities to help overcome some of the limitations of paper-world methods. For example, if appropriate technological frameworks are in place, we will be able to build multiple overlapping record series to meet different needs or realize different conceptualizations of series boundaries. We need not privilege the assembly of records for evidential purposes over other groupings that accommodate different frames of reference, but we must be sure that we can bring together aggregate records and present views of context when they are required. Practical implementation will be possible only when appropriate tools are available, and we will need scalable and user-friendly systems that enable the construction of aggregate records as well as “non-record” aggregations, and also preserve information about logical contexts and about physical arrangements imposed in the past. If such systems can be developed, it will be possible to present archival resources in many different ways, reflecting their various “original” orders, different interpretations of context, and other orders newly desired by users in the course of research and experimentation.

 

RÉSUMÉ 

Les recoupements sont nombreux dans l’univers numérique, tout comme ils le sont dans l’analogique. Dans le monde des documents sur papier, les recoupements sont rassemblés et le classement est finalisé avant que l’usager ne soit impliqué, mais plusieurs critiques prétendent que la révolution numérique a renversé ces conventions; les usagers peuvent maintenant établir l’ordre de leur choix et construire leurs propres recoupements, à leur guise et lorsqu’ils le veulent. Pour les archivistes qui croient que des hiérarchies stables de dossiers et de séries sont essentielles, ces idées peuvent paraître troublantes. Cependant, plutôt que de se sentir menacés par la fluidité de l’ordre numérique, nous devrions nous servir de ces nouvelles capacités pour nous aider à dépasser certaines des limites des méthodes du monde du papier. Par exemple, si les cadres technologiques appropriés sont en place, nous serons capables de construire de multiples séries de documents en parallèle afin de rencontrer divers besoins ou réaliser différentes conceptualisations des séries. Nous n’avons pas à privilégier le rassemblement de documents pour des raisons de preuve plus que d’autres rassemblements qui favorisent différents cadres de référence, mais nous devons nous assurer que nous puissions rassembler des recoupements de documents et présenter des aperçus du contexte lorsque nécessaire. La mise en oeuvre pratique sera possible seulement quand les outils appropriés seront disponibles. Nous aurons besoin de systèmes extensibles et conviviaux qui permettront la construction de recoupements de documents, ainsi que de recoupements de « non-documents » (« ‘non-record’ aggregations »), et qui conserveront l’information au sujet du contexte logique et du classement physique imposé dans le passé. Si de tels systèmes peuvent être créés, il sera possible de présenter les ressources archivistiques de plusieurs autres façons, reflétant leurs divers ordres « originaux », les différentes interprétations de leur contexte, ainsi que les autres ordres que désireront les usagers au cours de leur recherche et de leur expérimentation. 


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Archivaria, The Journal of the Association of Canadian Archivists | ISSN: 1923-6409