Describing Records in Context in the Continuum: The Australian Recordkeeping Metadata Schema

Abstract

The Australian Recordkeeping Metadata Schema (RKMS), approved in July 1999 by its academic and industry steering group, is the major deliverable of an eighteen month Australian collaborative research project reported on in this article. The project’s conceptual frame of reference was the Records Continuum Model and the Australian Series System. The RKMS uses recordkeeping understandings to make explicit connections between business, defined broadly to encompass all social and organizational activity, the people or agents who do business, and the records which are by-products of that business. Its vision links the dynamic world of business and social activity to the passive world of information resource management in cyberspace. This article presents the conceptual models developed by the research team as a frame-work for standardising and defining recordkeeping metadata, introduces the Schema elements, and explores their extensibility through the metamodels employed to enable rigorous structuring and test validity. The capacity of the RKMS to facilitate semantic interoperability by providing a framework for mapping or reading other metadata sets is outlined, followed by a brief discussion of implementation issues and futuredirections.

RÉSUMÉ

Cet article porte sur le Plan australien de gestion documentaire de métadon-nées (Australian Recordkeeping Metadata Schema – RKMS) qui fut adopté en juillet 1999 par un comité directeur composé de représentants de l’industrie et d’universi-taires. Il s’agit du résultat attendu d’un projet de recherche de dix-huit mois établi surla base d’une collaboration à l’échelle australienne. Le modèle du continuum des documents sur lequel repose le Système australien de la série a servi de cadre conceptuel à la recherche. Le RKMS utilise différentes façons d’aborder la gestion des documents en vue de rendre explicites les relations entre le monde des affaires – défini largement pour inclure toute activité et organisation sociale – les individus ou agents qui font des affaires et les documents qui sont produits dans le cadre de ces activités. Le projet souhaite faire le lien entre le monde dynamique des affaires et des activités sociales et celui plus inerte de la gestion de l’information à l’époque cybernétique. L’article présente les modèles conceptuels développés par les membres du projet de recherche pour encadrer la normalisation et la définition de la gestion documentaire de métadonnées ainsi que les métamodèles destinés à permettre une structuration rigoureuse et une évaluation de sa validité. On met l’accent sur la capacité du RKMS en vue de faciliter une sémantique « inter-opérable » capable de fournir un cadre pour décortiquer et lire d’autres ensembles de métadonnées. L’article se termine sur unebrève discussion des problèmes de mise en œuvre et sur les perspectives futures du projet.